Datenschutzinformation

Im Folgenden können Sie sich einen ausführlichen Überblick darüber verschaffen, welche Daten über Ihre Person wir erheben und was wir damit machen, wenn Sie Vereinsmitglied werden. Wir informieren Sie auch über Ihre Datenschutzrechte und zeigen auf, an wen Sie sich mit Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden können. 

Für die Verarbeitung Ihrer Daten ist verantwortlich:

Deutscher Bühnenverein       
Bundesverband der Theater und Orchester 
St.-Apern-Straße 17-21         
50667 Köln     
Vertretungsberechtigter Vorstand: Geschäftsführende Direktorin Claudia Schmitz 

Telefon +49 221 20812-0       
Telefax -+-49 221 20812-28  
kommunikation@buehnenverein.de 

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, der Verarbeitung Ihrer Daten, Ihren Rechten oder anderen Anliegen im Bereich des Datenschutzes hilft Ihnen unser/e Datenschutzbeauftragte:r gerne weiter:

Xamit Bewertungsgesellschaft mbH
Monschauer Str. 12
40549 Düsseldorf
info@xamit.de

Diese Datenschutzinformation richtet sich an (werdende) Mitglieder des Deutschen Bühnenvereins. Für Besucher:innen unserer Internetauftritte verweisen wir auf die dortige Datenschutzerklärung.

Wir benötigen Ihre Daten, wenn Sie Mitglied werden oder uns kontaktieren möchten. Diese Daten werden von uns zur Vertragsbegründung und zur Durchführung des Vertrages benötigt, da mit der Mitgliedschaft ein Vertragsverhältnis begründet wird. Ein Teil der Daten wird aufgrund von gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet, die sich beispielsweise aus steuer- und handelsrechtlichen Verpflichtungen ergeben. Sie können selbst entscheiden, ob Sie unser Angebot zur Begründung der Mitgliedschaft wahrnehmen und uns dafür Ihre Daten angeben.

Zusätzlich verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach einer Interessensabwägung. Dadurch wird bspw. gewährleistet, dass wir Ihnen passende Dienstleistungen anbieten und unsere Leistungen verbessern können. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie die Hintergründe unserer Interessen und ob bzw. wie Sie der Verwendung Ihrer Daten widersprechen können.

Bitte beachten Sie, soweit Sie Angaben zu anderen Personen machen, dass Sie deren Zustimmung dazu zuvor eingeholt und sie über die Zwecke der Weitergabe – wie sie in dieser Datenschutzerklärung dargelegt werden – informiert haben müssen.

Wir bitten Sie, diese Informationen auch an die Personen weiter zu geben, die Sie für die Nutzung unserer Services mit einbeziehen, wie z. B. Familienmitglieder, Mitarbeiter:innen oder künstlerische Gäste.

Folgend wird viel von personenbezogenen Daten gesprochen, doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff?

Der Begriff der personenbezogenen Daten wird in Art. 4 Nr. 1 DS-GVO wie folgt legal definiert:  

„personenbezogene Daten“: alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind“

Unter dem Begriff der Verarbeitung versteht Art. 4 Nr. 2 DS-GVO:

„Verarbeitung“: jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung“.

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Anmeldung abzuwickeln und die Zwecke der Mitgliedschaft zu erfüllen. Dazu gehören folgende Zwecke:

• Verwaltung und Betreuung der Mitgliedschaft,
• Versand von für die Mitglieder besonders relevanten Informationen,
• Einladung zu Gremiensitzungen, Ausschüssen und Gruppensitzungen,
• Bearbeitung von Anfragen,
• Zusendung von Einladungen zu Veranstaltungen,
• Verwaltung der Teilnahme an Veranstaltungen des Vereins,
• Freischaltung und Bereitstellung von Logins zu unseren im Netz abrufbaren Plattformen (bspw. Mitglieder-Bereich, Jobportal), 
• Rechnungsstellung und Bearbeitung von Zahlungseingängen,
• Lastschrifteinzug (persönliche Mitglieder),
• Kommunikation über unsere Website,
• Abgleich mit der Sperrliste,
• Verwaltung der Anmeldung und Teilnahme an Preisverleihungen und Auszeichnungen.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu den genannten Zwecken erfolgt bei einer direkten Mitgliedschaft auf der Grundlage der Vertragsanbahnung bzw. –erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO), oder zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der Anbahnung bzw. Erfüllung des entsprechenden Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO), wenn Sie Ansprechpartner des jeweiligen Rechtsträgers sind.

Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• Login-Name, Passwort
• Vorname, Nachname
• Theater, Institution und weitere Angaben dazu, bspw. Kunstgattung; Abschlussziffern des letzten Haushaltsjahres (Privattheater)
• Rechtsträger der Institution
• Logo der Institution
• Position, Funktion, Tätigkeit
• Sonstige Anmerkungen bei der Anmeldung
• Art der Mitgliedschaft
• Höhe des Mitgliedsbeitrags
• Geburtsdatum (persönliche Mitglieder)
• Anschrift
• Privatanschrift (nicht aktive persönliche Mitglieder)
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Fax)
• Ort, Datum, Unterschrift
• Eintrittsdatum, Austrittsdatum
• Teilnahme an Veranstaltung
• Nachricht, Anfrage, Thema
• Aufgegebene Stellenanzeigen
• Fotos von Veranstaltungen 
• Eintrag auf Sperrliste (sofern vorhanden)
• Künstlerische Lebensläufe, Marketingmaterialien und Produktionsmitschnitte

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Erfüllung unserer Pflichten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und daran, Verstöße gegen Rechtsvorschriften oder interne Vorschriften aufzuklären (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Gemäß dem HinSchG sind wir dazu verpflichtet, Meldungen von (vermuteten) Gesetzesverstößen entgegenzunehmen und zu prüfen. Im Rahmen der Aufklärung der gemeldeten Fälle können meldende oder genannte Personen von uns befragt werden. Informationen und Aussagen können an andere betroffene Stellen oder Behörden weiteregegeben oder gerichtlich verwendet werden¬. Ob eine Weitergabe erforderlich und gesetzlich erlaubt ist, wird in jedem Einzelfall gesondert geprüft.

Wir erhalten die Meldung vom jeweiligen Hinweisgeber. Ggf. wird die Meldung durch die entgegennehmende Meldestelle ergänzt.

Ihre Daten werden 3 Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht. Diese Frist gilt auch für Daten, die wir im Rahmen eines Antrags von Ihnen bekommen, ohne dass sich eine Mitgliedschaft anschließt. Die Frist erlaubt es uns, im dafür üblichen Zeitraum Reaktionen auf die entsprechenden Aufnahmeentscheidungen von Institutionen oder Personen, die ein hohes Interesse an einer Mitgliedschaft zeigen, zu behandeln.  

Eine Löschfrist von 3 Jahren gilt ebenfalls für Daten, die wir im Rahmen einer Antragstellung erhalten, die durch das Präsidium abgelehnt wird. Eine Löschfrist, die mindestens ein Jahr lang ist, beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, auf welches sich das Dokument bezieht. Dies dient dem Zweck, dass wir einen einheitlichen systematischen Löschvorgang vornehmen können. Bezieht sich ein Dokument auf mehrere Kalenderjahre, so beginnt die Löschfrist mit dem Schluss des letzten Kalenderjahres.

Umfragen und Ihre abgegebenen Antworten werden nach Abschluss der jeweiligen Umfrage gelöscht.

Von Meldungen nach dem HinSchG und deren Aufklärung abgeleitete Maßnahmen enthalten keinen Personenbezug, weshalb sie keiner Löschfrist unterliegen. Die Dokumentation einer Meldung wird 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens bei der Meldestelle gelöscht. Im Übrigen wird die Löschung Ihrer Daten ausgesetzt, wenn sie zur Geltendmachung, Verteidigung und Ausübung von Rechtsansprüchen oder im Rahmen eines behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens benötigt werden.

Für die Wahrung unserer Rechtspositionen und den damit verbundenen Erhalt von Beweismitteln kann eine Aufbewahrung bis zum Ablauf von Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB erforderlich sein.

Sofern Sie selbst Mitglied sind oder werden möchten, erheben wir die Daten direkt bei Ihnen. Wenn Sie Ansprechpartner:in eines Rechtsträgers sind, der Mitglied ist oder wird, erhalten wir die Daten entweder direkt von Ihnen oder von diesem Rechtsträger. Ihre bei Umfragen abgegebenen Antworten erhalten wir von unserem Dienstleister für Umfragen, bei dem Sie an der Umfrage teilnehmen.

Automatisierte Einzelentscheidungen finden keine Anwendung.

Die folgende Auflistung stellt dar, welche Stellen („Datenempfänger:innen“) Ihre Daten erhalten. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt teilweise aufgrund von gesetzlichen Meldepflichten. In anderen Fällen setzen wir ausgewählte Erfüllungsgehilfen und Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeitende (gemäß Art. 28 DS-GVO) für uns tätig werden und im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten können. Auftragsverarbeitende unterliegen zahlreichen vertraglichen Pflichten und dürfen insbesondere Ihre personenbezogenen Daten nur auf unsere Weisung und ausschließlich für die Erfüllung der von uns erhaltenen Aufträge verarbeiten.

• Der für Sie zuständige Landesverband
• Der/die Geschäftsführer:in der Intendant:innengruppe bzw. der Verwaltungsdirektor:innengruppe (bei persönlichen Mitgliedern)
• Auditor:innen
• Betriebsprüfer:innen von Mittelgeber:innen
• Datenschutzbeauftragte:r
• Dienstleistende für Vernichtung von Akten und Datenträgern
• Druck-Dienstleistende, Lettershops
• E-Mail-Provider der/des Empfangenden
• Finanzbehörden
• Gerichte, Rechtsanwält:innen, Vertragspartner:innen, Berater:innen, Geschäftspartner:innen, (Strafverfolgungs-)Behörden, gegnerische Anwält:innen, Landes- oder Bundeskriminalamt (im Rahmen gerichtlicher Streitigkeiten oder bei konkretem Strafverdacht)
• Inkasso-Dienstleistende
• IT-Dienstleistende
• Jurys im Rahmen von Preisverleihungen und Auszeichnungen
• Steuerberater:innen
• Telekommunikations-Dienstleistende
• Vereinsmitglieder
• Versand-Dienstleistende
• Wirtschaftsprüfer:innen
• Zahlungs-Dienstleistende, Banken

Unsere IT-Dienstleister in der EU verfügen über verbundene Unternehmen oder Unterauftragnehmer außerhalb der EU, die auf Ihre Daten zugreifen können. Die EU-Kommission bestimmt, welche Nicht-EU/EWR-Länder (Drittländer) über ein angemessenes Datenschutz-Niveau verfügen. Die verbundenen Unternehmen bzw. Unterauftragnehmer unserer IT-Dienstleister haben sich entweder dem sogenannten Data Privacy Framework (Beschluss Nr. C(2923) 4745 final vom 10.07.2023) unterworfen, sofern diese Ihren Sitz in den USA haben; andernfalls sind unsere IT-Dienstleister für den Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln gemäß des Kommissionsbeschlusses Nr. (EU) 2021/914 verantwortlich. Ein Muster dieser EU-Standardvertragsklauseln finden Sie auf den Webseiten des EU-Kommissars für Justiz und im Amtsblatt der EU.

Sie verfügen über das gesetzliche Recht auf:

• Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO)
• Berichtigung und Vervollständigung Ihrer uns vorliegenden Daten (Art. 16 DS-GVO)
• Löschung (Art. 17 DS-GVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Datenverarbeitung bleibt von einem Widerruf unberührt.

• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter (Art. 21 DS-GVO) – Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit einer solchen Verarbeitung zu widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DS-GVO.
• Widerspruch gegen die Direktwerbung – Sie haben das Recht jederzeit und ohne Angabe von Gründen einer Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung zu widersprechen.

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich insbesondere über die oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.

Sie haben ebenfalls das gesetzliche Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.