Leiter:in des Künstlerischen Betriebsbüros

Leiter:innen des Künstlerischen Betriebsbüros (KBB) organisieren und koordinieren den täglichen Proben- und Vorstellungsbetrieb an Theatern, Opernhäusern oder Orchestern. Sie erstellen Arbeits-, Proben- und Besetzungspläne und stimmen diese mit künstlerischen, technischen und administrativen Abteilungen ab. Außerdem bearbeiten sie Umbesetzungen, Krankmeldungen, Gastengagements sowie organisatorische Abläufe rund um Produktionen und Gastspiele.

Der Arbeitsalltag beginnt häufig mit der Prüfung aktueller Änderungen im Spiel- und Probenbetrieb. Leiter:innen des Künstlerischen Betriebsbüros koordinieren kurzfristige Anpassungen bei Krankmeldungen, Umbesetzungen oder technischen Änderungen und stimmen diese mit Regie, Ensemble, Technik, Orchesterbüro und Inspizienz ab. Ein zentraler Bestandteil der Arbeit ist die Erstellung und laufende Aktualisierung von Tages-, Wochen- und Monatsplänen für Proben und Vorstellungen.

Im Tagesgeschäft werden Probenräume vergeben, Künstler:innen disponiert und Arbeitszeiten unter Berücksichtigung tariflicher Regelungen organisiert. Hinzu kommen Abstimmungen mit Gastkünstler:innen, Agenturen und externen Veranstalter:innen. Auch organisatorische Aufgaben wie Honorarabrechnungen, Urlaubsverwaltung und die Dokumentation von Dienstplänen gehören zum Arbeitsbereich.

In Mehrspartentheatern müssen häufig parallele Abläufe von Oper, Schauspiel, Tanz oder Konzertbetrieb koordiniert werden. Dadurch entstehen hohe Anforderungen an Zeitmanagement und Kommunikation zwischen den Abteilungen. Arbeitszeiten orientieren sich am Vorstellungsbetrieb und umfassen regelmäßig Abende sowie teilweise Wochenenden. Kurzfristige Änderungen im laufenden Betrieb gehören zum Berufsalltag.

• Erstellung und Koordination von Proben- und Vorstellungsplänen
• Organisation des täglichen Spielbetriebs
• Disposition von Künstler:innen, Ensembles und Probenräumen
• Abstimmung mit Regie, Dramaturgie, Technik, Orchesterbüro und Inspizienz
• Bearbeitung von Krankmeldungen und kurzfristigen Umbesetzungen
• Planung und Organisation von Gastspielen und Sonderveranstaltungen
• Kommunikation mit Künstleragenturen und Gastkünstler:innen
• Erstellung von Tagesarbeitsplänen und Abendbesetzungen
• Berücksichtigung tariflicher und arbeitsrechtlicher Vorgaben
• Verwaltung von Urlauben und Abwesenheiten
• Mitwirkung bei langfristiger Spielzeitplanung
• Organisation von Reise- und Unterkunftslogistik bei Gastspielen
• Teilweise Mitwirkung bei Vertrags- und Honorarabwicklung
• Pflege von Dispositions- und Produktionsdatenbanken
• Koordination zwischen künstlerischen und technischen Abteilungen

Das sollte man mitbringen:

• Sehr ausgeprägtes Organisationstalent
• Hohe Belastbarkeit unter Zeitdruck
• Schnelle Auffassungsgabe
• Fähigkeit zum Umgang mit kurzfristigen Planänderungen
• Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit
• Konflikt- und Verhandlungskompetenz
• Kenntnisse der Theater- und Produktionsabläufe
• Teamfähigkeit und bereichsübergreifendes Arbeiten
• Bereitschaft zu Abend- und Wochenendarbeit
• Interesse an Theater-, Opern- oder Konzertbetrieb
• Gute Kenntnisse digitaler Planungs- und Verwaltungssoftware
• Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere Englisch

Für die Tätigkeit als Leiter:in Künstlerisches Betriebsbüro gibt es keinen einheitlich geregelten Ausbildungsweg. In der Praxis erfolgt der Einstieg häufig über Tätigkeiten als Mitarbeiter:in im Künstlerischen Betriebsbüro, Regieassistent:in, Produktionsassistent:in oder Disponent:in. Viele Beschäftigte verfügen über ein Studium im Bereich Kulturmanagement, Theater- und Orchestermanagement, Musikmanagement oder Theaterwissenschaft. Auch Abschlüsse in Kulturwissenschaften oder Veranstaltungsmanagement kommen vor.

Wichtiger als formale Abschlüsse sind praktische Kenntnisse der Theaterorganisation und Erfahrungen im Proben- und Vorstellungsbetrieb. Berufserfahrung an Stadt-, Staats- oder Landestheatern gilt häufig als zentrale Voraussetzung für Leitungsfunktionen im KBB. Weiterbildungsmöglichkeiten bestehen unter anderem in den Bereichen Kulturmanagement, Arbeitsrecht, Personaldisposition und Veranstaltungsorganisation.

Karrierewege führen je nach Hausstruktur zu Positionen wie Chefdisponent:in, Künstlerische:r Betriebsdirektor:in oder Betriebsdirektor:in. In größeren Häusern sind Leitungsfunktionen häufig mit Personalverantwortung und strategischer Spielplanorganisation verbunden

Das Informationsangebot basiert auf der Broschüre »Berufe am Theater«, herausgegeben vom Deutschen Bühnenverein, aktualisierte und überarbeitete zehnte Auflage 2020/21. Zur Recherche wurde zudem auf das Online-Informationsmaterial von BERUFENET der Bundesagentur für Arbeit zurückgegriffen. Die redaktionelle Aufarbeitung und Recherche erfolgte mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz.