Referent:in der Intendanz / Geschäftsführung

Referent:innen der Intendanz unterstützen die Intendantin oder den Intendanten eines Theaters oder Orchesters organisatorisch, administrativ und inhaltlich. Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen und Entscheidungsgrundlagen vor und fungieren häufig als Schnittstelle zwischen Intendanz, Verwaltung, künstlerischen Abteilungen und externen Partner:innen. Je nach Größe und Struktur des Hauses übernehmen sie außerdem Aufgaben in der Produktionsplanung, Konzeptentwicklung, Gremienarbeit oder Fördermittelakquise. Das konkrete Aufgabenspektrum unterscheidet sich von Theater zu Theater und hängt oft von der fachlichen Vorbildung der jeweiligen Person ab.

Der Arbeitsalltag von Referent:innen der Intendanz ist eng mit den Aufgaben und Terminen der Theater- oder Orchesterdirektion verbunden. Ein wesentlicher Teil der Tätigkeit besteht darin, die Intendanz organisatorisch zu unterstützen, Termine zu koordinieren, Sitzungen vorzubereiten und die Kommunikation innerhalb des Hauses zu strukturieren. Dabei arbeiten Referent:innen regelmäßig mit künstlerischen Leitungen, Verwaltungsabteilungen, Produktionsleitungen, Dramaturg:innen und externen Partner:innen zusammen.

In vielen Häusern erstellen sie Protokolle, verfassen Korrespondenz, bereiten Entscheidungsvorlagen vor und recherchieren Informationen für strategische oder künstlerische Vorhaben. Darüber hinaus begleiten sie häufig Projekte, Kooperationen oder Förderanträge und unterstützen die Intendanz bei der Entwicklung neuer Konzepte. An größeren Theatern übernehmen sie teilweise die organisatorische Betreuung von Gremien, Veranstaltungen oder besonderen Projekten.

Da die Intendanz zentrale Entscheidungen für den Theaterbetrieb trifft, müssen Referent:innen viele Informationen aus unterschiedlichen Bereichen zusammenführen und vertraulich behandeln. Arbeitszeiten orientieren sich teilweise an den Anforderungen des Theaterbetriebs; Abend- und Wochenendtermine können insbesondere bei Premieren, Veranstaltungen oder repräsentativen Anlässen vorkommen.

• Organisation und Koordination des Intendanzbüros
• Terminplanung und Terminüberwachung für die Intendanz
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen
• Erstellung von Protokollen, Berichten und Entscheidungsvorlagen
• Verfassen und Bearbeiten von Korrespondenz
• Schnittstellenfunktion zwischen Intendanz, Verwaltung und künstlerischen Abteilungen
• Ansprechpartner:in für Beschäftigte in Angelegenheiten der Intendanz
• Organisatorische und teilweise inhaltliche Mitarbeit bei Veranstaltungen
• Unterstützung bei Konzepten, Dossiers und strategischen Projekten
• Mitwirkung bei Produktions- und Kooperationsplanungen
• Unterstützung bei Förderanträgen und Drittmittelprojekten
• Recherche und Aufbereitung von Informationen für Leitungsentscheidungen
• Pflege von Kontakten zu externen Institutionen, Verbänden und Partner:innen
• Unterstützung der Intendanz bei repräsentativen Aufgaben

Das sollte man mitbringen: 

• Sehr gute Kenntnisse der Abläufe und Strukturen eines Theater- oder Orchesterbetriebs
• Hohes Maß an Verlässlichkeit und Diskretion
• Loyalität gegenüber der Intendanz
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke
• Sicheres Auftreten gegenüber unterschiedlichen Berufsgruppen
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit künstlerischen und administrativen Bereichen
• Belastbarkeit und Flexibilität
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Fähigkeit, komplexe Informationen aufzubereiten
• Sicherer Umgang mit digitalen Büroanwendungen
• Häufig gute Englischkenntnisse; weitere Fremdsprachen können von Vorteil sein
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Intendanz gilt als wesentliche Voraussetzung

Für die Tätigkeit als Referent:in der Intendanz existiert keine eigenständige staatlich geregelte Ausbildung. In der Praxis verfügen Beschäftigte häufig über ein Hochschulstudium im Bereich Kulturmanagement, Theaterwissenschaft, Musikwissenschaft oder in verwandten geistes-, kultur- oder sozialwissenschaftlichen Fächern. Ebenso kommen Personen in die Position, die bereits andere Funktionen am Theater ausgeübt haben, beispielsweise in Dramaturgie, Disposition oder Produktionsorganisation.

Der Einstieg erfolgt meist über praktische Berufserfahrung an Theatern oder Orchestern, etwa durch Hospitanzen, Assistenzen, Mitarbeit in der Dramaturgie, im Künstlerischen Betriebsbüro oder in kulturadministrativen Bereichen. Da Referent:innen eng mit der Intendanz zusammenarbeiten, spielen Vertrauen, persönliche Eignung und Kenntnisse der internen Abläufe häufig eine größere Rolle als ein festgelegter Ausbildungsweg.

Weiterbildungen sind insbesondere in den Bereichen Kulturmanagement, Projektmanagement, Personalführung, Fördermittelmanagement, Kommunikation und Verwaltungsmanagement möglich. Mit wachsender Berufserfahrung können Referent:innen zusätzliche Leitungsaufgaben übernehmen oder in Positionen des Kulturmanagements, der Produktionsleitung oder anderer administrativer Führungsfunktionen aufsteigen. Die konkreten Karrierewege unterscheiden sich jedoch je nach Theaterstruktur und individueller Qualifikation.

Das Informationsangebot basiert auf der Broschüre »Berufe am Theater«, herausgegeben vom Deutschen Bühnenverein, aktualisierte und überarbeitete zehnte Auflage 2020/21. Zur Recherche wurde zudem auf das Online-Informationsmaterial von BERUFENET der Bundesagentur für Arbeit zurückgegriffen. Die redaktionelle Aufarbeitung und Recherche erfolgte mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz.