Verwaltungdirektor:in / Kaufmännische Geschäftsleitung

Verwaltungsdirektor:innen beziehungsweise Kaufmännische Geschäftsleiter:innen steuern die finanziellen, juristischen und administrativen Bereiche eines Theaters oder Orchesters. Sie verantworten Haushalts- und Wirtschaftspläne, überwachen die Buchführung und leiten Vertrags- sowie Tarifverhandlungen. Darüber hinaus koordinieren sie Personal-, Rechts- und Verwaltungsprozesse und arbeiten eng mit der Intendanz oder Generalmusikdirektion zusammen. In vielen Häusern bilden sie gemeinsam mit der künstlerischen Leitung die Führungsspitze.

Verwaltungsdirektor:innen koordinieren die wirtschaftlichen Abläufe eines Theater- oder Orchesterbetriebs und stimmen sich laufend mit Intendanz, technischen Abteilungen, Personalvertretungen und öffentlichen Trägern ab. Ein wesentlicher Teil der Arbeit besteht aus Etatplanung, Budgetkontrolle und der Prüfung laufender Ausgaben. Dazu gehören Gespräche mit Abteilungsleitungen über Produktionskosten, Personalbudgets oder Investitionen in Technik und Infrastruktur.

Hinzu kommen arbeits- und tarifrechtliche Fragestellungen, etwa Vertragsabschlüsse mit Ensemblemitgliedern, Gastkünstler:innen oder Führungskräften. Verwaltungsdirektor:innen prüfen zudem urheberrechtliche und lizenzrechtliche Themen, beispielsweise Aufführungsrechte oder GEMA-Abgaben. In kommunalen oder staatlichen Häusern gehören regelmäßige Abstimmungen mit Kulturdezernaten, Ministerien oder Zuschussgeber:innen zum Arbeitsalltag.

Je nach Größe des Hauses führen Verwaltungsdirektor:innen mehrere Verwaltungsbereiche gleichzeitig, etwa Finanzbuchhaltung, Personalabteilung, Controlling oder IT. In einigen Theatern sind ihnen zusätzlich technische Abteilungen unterstellt. Entscheidungen müssen häufig unter Zeitdruck getroffen werden, insbesondere bei kurzfristigen Umbesetzungen, Tariffragen oder Haushaltsanpassungen.

Abend- und Wochenendtermine sind üblich, insbesondere bei Premieren, Sitzungen oder repräsentativen Veranstaltungen. Die Arbeitszeiten können deutlich von klassischen Verwaltungsstrukturen abweichen.

• Erstellung und Überwachung von Haushalts- und Wirtschaftsplänen
• Finanzcontrolling und Etatsteuerung
• Verantwortung für Buchhaltung und Jahresabschlüsse
• Vertragsverhandlungen mit Künstler:innen, Gastensembles und Dienstleister:innen
• Überwachung von Arbeits-, Tarif- und Urheberrechtsfragen
• Zusammenarbeit mit Personalabteilungen und Personalvertretungen
• Drittmittelakquise und Fördermittelverwaltung
• Abstimmung mit Kulturpolitik, Kommunen oder öffentlichen Zuschussgeber:innen
• Organisation administrativer Abläufe im Theater- oder Orchesterbetrieb
• Entscheidung über größere Anschaffungen und Investitionen
• Kontrolle von Arbeitsschutz- und Sicherheitsvorgaben
• Koordination zwischen künstlerischer Leitung, Technik und Verwaltung
• Entwicklung organisatorischer Strukturen und Prozesse
• Führung von Verwaltungs- und teilweise technischen Abteilungen
• Erstellung von Berichten, Wirtschaftsplänen und Sitzungsunterlagen für Aufsichtsgremien
• Repräsentation des Hauses bei politischen oder wirtschaftlichen Partner:innen

Das sollte man mitbringen:

• Sehr gute Kenntnisse in Betriebswirtschaft und Finanzplanung
• Kenntnisse im Arbeits-, Tarif-, Urheber- und Verwaltungsrecht
• Führungserfahrung und Personalverantwortung
• Organisations- und Entscheidungsfähigkeit
• Belastbarkeit bei hoher Arbeitsdichte und unregelmäßigen Arbeitszeiten
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit künstlerischen und technischen Abteilungen
• Kommunikations- und Verhandlungskompetenz
• Sicherer Umgang mit Verwaltungs- und IT-Systemen
• Verständnis für kulturelle Produktionsprozesse
• Fähigkeit zum Umgang mit politischen Gremien und öffentlichen Trägern
• Konfliktlösungs- und Moderationsfähigkeit
• Interesse am Theater- und Orchesterbetrieb

Für den Beruf gibt es keine einheitlich geregelte Ausbildung. Verwaltungsdirektor:innen verfügen häufig über ein abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaftslehre, Kulturmanagement, Rechtswissenschaft oder öffentlicher Verwaltung. Auch Abschlüsse in Verwaltungswissenschaften oder Kultur- und Medienmanagement sind verbeitet. Berufserfahrung im Kulturbereich gilt in Stellenausschreibungen häufig als wichtige Voraussetzung.

Der Einstieg erfolgt oft über Tätigkeiten in Theaterverwaltungen, Kulturämtern, Orchestermanagement, Controlling oder Personalabteilungen kultureller Einrichtungen. Möglich sind auch Laufbahnen über Assistenz- oder Referent:innenstellen in Intendanz oder Geschäftsführung.

Weiterbildungen in Kulturmanagement, Arbeitsrecht, öffentlichem Haushaltswesen oder Non-Profit-Management können den Karriereweg unterstützen. Führungspositionen werden in der Regel erst nach mehrjähriger Berufserfahrung übernommen. Größere Häuser verlangen häufig Erfahrung in leitender Funktion sowie Kenntnisse tariflicher und öffentlich-rechtlicher Strukturen des Kulturbetriebs.

Das Informationsangebot basiert auf der Broschüre »Berufe am Theater«, herausgegeben vom Deutschen Bühnenverein, aktualisierte und überarbeitete zehnte Auflage 2020/21. Zur Recherche wurde zudem auf das Online-Informationsmaterial von BERUFENET der Bundesagentur für Arbeit zurückgegriffen. Die redaktionelle Aufarbeitung und Recherche erfolgte mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz.